Mai digitalne rešitve - Blog

Poslovni vodje prihodnosti

Sat, 15 Jun 2024 06:30:00 GMT

Ključne besede: razvoj menedžerjev, vodstvene veščine, rast zaposlenih, delegiranje nalog, povratne informacije, vodenje z empatijo, karierna rast

Upravljanje ekipe zahteva nenehno razmišljanje o rasti in razvoju zaposlenih. Medtem ko si nekateri prizadevajo postati vrhunski strokovnjaki, si mnogi želijo postati voditelji. Vendar, kot vsak izkušen menedžer ve, zgolj želja po vodstveni vlogi ni dovolj. Potrebne so določene vodstvene veščine, vključno z močjo in odpornostjo, da postavite svoje člane ekipe na prvo mesto ter z zrelostjo, da prevzamete odgovornost za njihove napake. Raziskave Gallup kažejo, da menedžerji bistveno vplivajo na angažiranost ekipe in zadrževanje zaposlenih, kar pomeni, da niso vsi primerni za vodstvene vloge.

1. Pot rasti

Najprej je pomembno prepoznati, da niso vsi namenjeni za menedžersko vlogo. Nekateri najmočnejši člani ekipe morda nimajo določenih lastnosti – kot so sposobnost opolnomočenja drugih, potrpežljivost in empatija, postavljanje pravih vprašanj ter uravnoteženje različnih potreb. V teh primerih je pomembno, da te zaposlene usmerite k rasti kot individualni prispevniki, da jim zagotovite smiselne in izpolnjujoče karierne poti.
V primerih, kjer prepoznate resnični menedžerski potencial, je ključnega pomena uskladiti pričakovanja s člani ekipe, da resnično razumejo, kaj vloga vključuje. Jasno jim povejte, da kot menedžer delate za svojo ekipo, pomagate jim doseči cilje – ko uspejo, dobijo priznanje, ko ne uspejo, ste vi odgovorni. Če so po teh pojasnilih še vedno navdušeni nad to potjo, je to dober znak, da bi lahko postali odlični voditelji.

2. Prepoznavanje vrzeli v veščinah

Poskusite identificirati veščine, ki jih člani vaše ekipe potrebujejo za prehod v menedžersko vlogo. Ali znajo postavljati strateške cilje za projekte? Ali razmišljajo o širši sliki namesto le o kratkoročnih ciljih? Ali se obotavljajo pri podajanju konstruktivnih povratnih informacij drugim? Prepoznavanje področij za rast in ponujanje smernic, ko je to potrebno, vam lahko pomaga določiti in odpraviti specifične vodstvene veščine, ki jih vaši člani ekipe potrebujejo, preden so pripravljeni na formalno menedžersko vlogo.

3. Praksa delegiranja

Poiščite načine, kako lahko člani vaše ekipe začnejo prakticirati svoje vodstvene veščine in prevzemati odgovornost. Dajte jim priložnost, da vodijo skupinske sestanke in določajo dnevne rede, vodijo velike projekte in določajo roke za ključne mejnike, mentorirajo nove člane ter sami delegirajo naloge. Bodite pozorni na to, kako se spopadajo s temi odgovornostmi. Ali dajejo jasna navodila? Ali so pripravljeni odgovarjati deležnike? Ali učinkovito ponujajo svoje prispevke ob pravem času? Te izkušnje vam omogočajo, da ponudite ustrezne smernice in opolnomočite člane vaše ekipe pri razvoju njihovih vodstvenih sposobnosti.

4. Dodeljevanje povezovalnih projektov

Menedžerji morajo znati sodelovati z različnimi vrstami ljudi in navigirati neznane procese, zato poskusite vključiti člane vaše ekipe v projekte, ki vključujejo deležnike iz različnih timov. Tako jih lahko izpostavite različnim delovnim pristopom in metodam reševanja problemov ter jim omogočite izpopolnjevanje komunikacijskih sposobnosti. To je tudi odlična priložnost, da vprašate druge za povratne informacije o tem, kakšno je sodelovanje z vašimi člani ekipe, da jim lahko zagotovite celovite povratne informacije o področjih za izboljšanje.

5. Neposredne in iskrene povratne informacije

Da bi pomagali vašim članom ekipe postati pripravljeni na vodenje, jim morate zagotoviti pravočasne, iskrene in avtentične povratne informacije. “Dobra služba” ali “Mislim, da bi to lahko storil drugače” ne ponuja smeri ali vpogledov, ki jih potrebujejo za izboljšanje, zato je tako pomembno, da se sklicujete na specifična področja, kjer blestijo, kot tudi tam, kjer se zdi, da jim ne gre najbolje. Ponudite relevantne primere, in ko obstajajo vrzeli, poskusite podati konkretne predloge za načine, kako bi se lahko izboljšali v prihodnje. In ne pozabite, da je razlika med podajanjem kritik na podporni način in poskušanjem tako sladkati, da dejansko ne ponudite nobenih oprijemljivih povratnih informacij.

6. Zaključek

Gradnja prihodnjih menedžerjev je kompleksna in zahtevna naloga, ki zahteva zavzetost in pozornost. S pravilno oceno poti rasti, prepoznavanjem vrzeli v veščinah, prakso delegiranja, dodeljevanjem medfunkcijskih projektov in podajanjem neposrednih povratnih informacij lahko menedžerji učinkovito pripravijo člane svojih ekip za vodstvene vloge. Na ta način ne samo da krepijo svoje ekipe, ampak tudi prispevajo k dolgoročni uspešnosti organizacije.

Vir: monday.com

Uvajanje umetne inteligence v posel

Fri, 14 Jun 2024 05:55:08 GMT

Izkušnje iz Microsofta

V zadnjem letu je Microsoft intenzivno uvajal umetno inteligenco (AI) v svoje poslovne procese, pri čemer je uporabljal predvsem orodje Copilot. Ta proces je bil poln izzivov, učenja in prilagajanja, a je prinesel izjemne rezultate in dragocene vpoglede. V nadaljevanju povzemamo njihove izkušnje in spoznanja, ki so jih pridobili med tem procesom.

Za pravilno uporabo umetne inteligence so potrebni namen, eksperimentiranje in nekateri nepričakovani junaki.

1. Prioritiziraj

Ena prvih odločitev, ki jo je moral Microsoft sprejeti, je bila, katere funkcije najprej vključiti v uporabo AI. Izbrali so tiste, ki bi najhitreje prinesle donosnost naložbe (ROI). Prodaja je bila logična izbira, saj prodajalci potrebujejo globoko poznavanje izdelka in sposobnost učinkovitega komuniciranja s strankami. Z uvedbo Copilota so prodajalci prihranili povprečno 90 minut na teden, 83 odstotkov jih je poročalo o večji produktivnosti, 67 odstotkov pa jih je prihranjen čas namenilo za več stikov s strankami.
Naslednji korak je bil uvedba Copilota v podporo strankam, kjer so si prizadevali za štiri glavne cilje: zmanjšanje časa za dosego strokovnosti, poenostavitev dostopa do znanja, zmanjšanje ponavljajočih se administrativnih nalog in zmanjšanje velikega števila dnevnih poizvedb. Rezultati so bili impresivni; ekipe so v povprečju zmanjšale čas obravnave primerov za 12 odstotkov in povečale učinkovitost reševanja primerov za 10 odstotkov.
Kadrovski oddelek je prav tako doživel revolucijo z uporabo AI. Orodje Ask HR, ki ga poganja umetna inteligenca, je pospešilo odzivne čase za kompleksna vprašanja o koristih, plačah in drugih HR temah za 26 odstotkov. To je omogočilo kadrovskim strokovnjakom, da so se bolj posvetili podpori zaposlenim.

2. Poišči navdušence

Ključnega pomena za uspešno uvajanje AI so bili notranji navdušenci, ki so bili pripravljeni raziskovati in preizkušati nove tehnologije ter svoje znanje deliti s sodelavci. Microsoft je identificiral posameznike, ki so bili najbolj navdušeni nad tehnologijo, in jih pooblastil, da vodijo notranje treninge in ustvarjajo kratke video demonstracije.
Ti navdušenci so bili ključni za širjenje uporabe AI v podjetju. Njihov entuziazem in sposobnost deljenja znanja sta navdihovala druge zaposlene, da so se tudi sami poglobili v uporabo Copilota in raziskali njegove možnosti. Microsoft je prav tako ustanovil AI svet, ki vključuje člane iz različnih oddelkov, da bi zagotovili učinkovito deljenje organizacijskih vpogledov.

3. Izobraževanje, izobraževanje, izobraževanje

Uvajanje nove tehnologije zahteva obsežno izobraževanje zaposlenih. Microsoft je organiziral številne individualne in skupinske treninge, kjer so zaposleni lahko postavljali vprašanja in preizkušali različne situacije. Notranji navdušenci so ustvarili samostojne tečaje in odgovarjali na vprašanja prek platform, kot je Viva Engage.
Poleg tega so pripravili različne oblike izobraževanj, ki so prilagojene različnim delovnim urnikom in učnim preferencam zaposlenih. Nekateri so raje gledali videoposnetke, drugi pa so se udeleževali interaktivnih sej, kjer so lahko neposredno postavljali vprašanja strokovnjakom. Za spodbujanje udeležbe so ustvarili digitalne značke, ki so označevale dosežke v izobraževanju o Copilotu.

4. Utrjevanje navad

Ena ključnih lekcij, ki so se je naučili pri Microsoftu, je, da je gradnja navade uporabe AI dolgotrajen proces. Vodje so spodbujali svoje ekipe, da so pred vsakim opravilom razmislili, kako jim lahko AI pomaga biti bolj učinkoviti ali kako lahko AI opravi določeno nalogo bolje. Sčasoma so zaposleni razvili nove delovne navade, ki temeljijo na zgodnjih zmagah in časovnih prihrankih.
Notranje raziskave so pokazale, da že 11 minut prihranka na dan zadostuje, da uporabniki prepoznajo vrednost Copilota. Potrebujejo približno en poslovni kvartal, da vidijo izboljšanje v produktivnosti, zadovoljstvu pri delu, ravnovesju med delom in prostim časom ter zmanjšanju števila sestankov.

5. Sklepna misel

Uvajanje umetne inteligence v Microsoftu je bil kompleksen, a izjemno koristen proces. S sistematičnim pristopom, ki je vključeval prioritizacijo funkcij, iskanje notranjih navdušencev, obsežna izobraževanja in postopno gradnjo navade uporabe AI, je Microsoft uspel uspešno integrirati AI v svoje poslovne procese. Ta izkušnja ponuja dragocene vpoglede za vse organizacije, ki želijo vpeljati AI in izkoristiti njen potencial za izboljšanje produktivnosti in učinkovitosti.

Vir: Worklab na www.microsoft.com

potrebujeMo znanja o umetni inteligenci

Mon, 05 Jun 2023 13:00:00 GMT

Za zaključek teme o umetni inteligenci na delovnem mestu na podlagi raziskave ekipe Microsoft WorkLabs si poglejmo še tretjo ključno ugotovitev: zaposleni potrebujejo znanja o umetni inteligenci.
Uvajanje umetne inteligence na delovnem mestu zahteva povsem nov način dela za ljudi in nove sposobnosti za umetno inteligenco. Delo z UI, s katero se lahko sporazumevamo z običajnim pogovorom, bo postalo delo našega vsakdana tako, kot sta danes internet in osebni računalnik. Kritično razmišljanje, analitična presoja, kompleksno reševanje problemov in ustvarjalnost ter izvirnost bodo postale ključne kompetence za večino zaposlenih, ne le za tehnične vloge ali strokovnjake za UI. Vodilni delavci med 31.000 anketiranci menijo, da bodo ključne naslednje veščine:

kdaj uporabiti UI,
kako pravilno komunicirati z UI,
kako oceniti kakovost rezultatov UI in
kako preveriti pristranskost UI.

Ko bo UI preoblikovala vzorce dela, bo sodelovanje med človekom in UI naslednji mejnik v našem pojmovanju dela. Sposobnost iterativnega dela z UI bo ključna kompetenca vsakega zaposlenega.
A trenutno pridobivanje novih kompetenc ne sledi delovnemu tempu. Že dandanes 60 % zaposlenih pravi, da niso dovolj usposobljeni za delo, ki ga upravljajo. UI bo odprla nove poti za učenje, uspeh pa je odvisen od tega, ali bodo vodilni delavci zaposlene opremili z znanji potrebnimi za prihodnost, ki jo bo poganjala UI.

82 % vodij meni, da bodo njihovi zaposleni potrebovali nova znanja, da bodo pripravljeni na prihod umetne inteligence na delovna mesta.

In ta nova znanja morate začeti razvijati že danes. Na omrežju LinkedIn, na primer, je 33-krat več objav, ki omenjajo teme, kot sta generativna umetna inteligenca in GPT, kot pred enim letom. "Z uvedbo generativne umetne inteligence smo v naslednji fazi sprememb in ta že začenja spreminjati trg dela," je dejala Karin Kimbrough, glavna ekonomistka pri LinkedInu. "Čeprav je še zgodaj, bo ta sprememba razširila priložnosti, ustvarila nove vloge in povečala produktivnost." Marca 2023 se je delež ameriških objav delovnih mest v omrežju LinkedIn, ki omenjajo GPT, v primerjavi z letom prej povečal za 79 %. In 82 % vodij v raziskavi WorkLab-a je povedalo, da bodo njihovi zaposleni potrebovali nova znanja, da bodo pripravljeni na rast umetne inteligence.

Kaj lahko že danes storite v svojem podjetju:
● Pomagajte zaposlenim sprejeti nov način dela, začenši z razvijanjem sposobnosti za UI - od pravilne komunikacije z UI orodji do kritičnega preverjanja rezultatov.
● Izkoristite obstoječe učne vire in prisluhnite dobrim praksam vaših zaposlenih, ki že uporabljajo UI.
● Razmislite, kako se lahko vloge in funkcije v vaši organizaciji razvijajo skupaj z UI in kako te spremembe obrniti v vašo prid.

Kako dalje?

Umetna inteligenca je pripravljena razbremeniti delo in ima velik potencial, da zaposlene osvobodi digitalnega dolga in spodbudi inovacije. Ta obljuba za preobremenjene zaposlene in vodje, ki želijo povečati produktivnost, ne more priti dovolj hitro. Vendar umetna inteligenca ne bo preprosto "popravila" dela - ustvarila bo povsem nov način dela. Vodje bodo morali zaposlenim pomagati, da se naučijo odgovorno delati skupaj z umetno inteligenco, da bodo lahko izkoristili prednosti zavezništva med umetno inteligenco in ljudmi: večje ustvarjanje vrednosti za podjetja ter svetlejšo in bolj izpolnjujočo prihodnost dela za vse.

Povzeto po "Will AI Fix Work?", Microsoft WorkLab, Maj 2023

Novo zavezništvo med umetno inteligenco in zaposlenimi

Sun, 04 Jun 2023 13:00:00 GMT

Nadaljujemo s temo umetne inteligence in digitalnega dolga na podlagi nedavne raziskave ekipe Microsoft WorkLabs. Podrobneje si poglejmo drugo ugotovitev: poraja se zavezništvo med umetno inteligenco in zaposlenimi.
Ob skrbi, da bo umetna inteligenca nadomestila delovna mesta, so podatki razkrili nepričakovano spoznanje: zaposleni si bolj želijo, da bi jih umetna inteligenca razbremenila nekreativnih opravil, kot pa se bojijo izgube delovnih mest zaradi umetne inteligence. Medtem ko 49 % zaposlenih pravi, da jih skrbi, da bo UI nadomestila njihova delovna mesta, bi jih še več - 70 % - čim več dela preneslo na UI, da bi zmanjšali svoje delovne obremenitve.
"Fascinantno je, da so ljudje bolj navdušeni nad tem, da jih bo UI rešila pred izgorelostjo, kot pa jih skrbi, da bo ukinila njihova delovna mesta," je dejal avtor raziskave in profesor psihologije Adam Grant. In izkazalo se je, da ljudje iščejo pomoč umetne inteligence na skoraj vseh področjih svojega dela. Ne samo, da so trije od štirih zaposlenih povedali, da bi umetno inteligenco brez težav uporabljali za administrativna opravila (76 %), ampak je večina ljudi tudi povedala, da bi jo brez težav uporabljali za analitično (79 %) in celo ustvarjalno delo (73 %). Ljudje si želijo, da bi jim UI pomagala tudi pri iskanju pravih informacij in odgovorov, ki jih potrebujejo (86 %), povzemanju sestankov (80 %) ter načrtovanju dneva (77 %).

Vodilni delavci so odgovarjali na vprašanje: Kje na vašemu delovnemu mestu pričakujete največjo dodano vrednost umetne inteligence?

Optimizem glede UI pa se s tem še ne konča. Zaposleni tudi verjamejo, da lahko izboljša ustvarjalnost, od oblikovanja idej za delo (76 %) do urejanja dela (75 %). I delež se še bolj poveča pri zaposlenih z dobrim razumevanjem UI. 87 % delavcev na ustvarjalnih delovnih mestih, ki so zelo dobro seznanjeni z UI, je izjavilo, da bi UI brez težav uporabljali za ustvarjalne vidike svojega dela.
Podatki tudi kažejo, da si vodje podjetij prizadevajo z UI opolnomočiti ljudi, ne pa jih nadomestiti - dvakrat bolj jih zanima uporaba UI za povečanje produktivnosti kot za zmanjšanje števila zaposlenih. Pravzaprav je bilo zmanjšanje števila zaposlenih na zadnjem mestu na seznamu stvari, ki jih anketirani vodje pričakujejo od UI. Po "povečanju produktivnosti" si vodje od UI najbolj obetajo: pomoč zaposlenim pri nujnih a ponavljajočih se nalogah, povečanje dobrega počutja zaposlenih, zmanjšanje dejavnosti z nizko dodano vrednostjo, izboljšanje sposobnosti zaposlenih in pospešitev delovnega tempa zaposlenih.
Zaposlene in vodje so tudi povedali, kako si predstavljajo da bo UI spremenila njihovo delo do leta 2030. Odgovori kažejo svetlo prihodnost, ki jo bo poganjala umetna inteligenca. Najbolj zaposleni cenijo možnost, da bodo kakovostno delo opravili v pol krajšem času (33 %), da bodo lahko bolje upravljali s svojim časom (26 %) in energijo (25 %) ter da se jim nikoli več ne bo treba zapomniti nepotrebnih ali nepomembnih informacij (23 %).
A številna orodja, ki zmorejo prav to, že obstajajo! Ta prihodnost bo med nami v mesecih in ne v letih.

Kaj lahko že danes storite v svojem podjetju:
● Povezujte vodilne v organizaciji in ustvarite varovalnke, ki bodo zaposlenim omogičile varno in odgovorno eksperimentirati z umetno inteligenco.
● Načrtujte. Tako kot vsako uvajanje nove tehnologije, bo tudi pri UI potrebno uvajati nadzorovano in načrtno. Izberite določene delovne procese in naloge za preizkušanje in učenje UI ter določite zaposlene z dovolj znanja in izkušenj, ki bodo vodili uvajanje.
● Ko začnete uvajati UI, jo uvedite tam, kjer ljudje potrebujejo največjo pomoč na podlagi šibkih točk in izzivov vaše organizacije.

Digitalni dolg zavira inovativnost

Sat, 03 Jun 2023 12:43:45 GMT

Umetna inteligenca na delovnih mestih je pred vrati. In prihajav zadnjem hipu. Poglejmo si izsledke nedavne raziskave ekipe Microsoft WorkLabs, o kateri teče beseda v prejšnjem blogu. Zaposleni se namreč utapljamo v digitalnem dolgu, kar ima tri velike posledice. Prva je zmanjšanje inovacij.
Vsi mi skupaj z našimi zaposlenimi nosimo breme digitalnega dolga: priliv podatkov, e-poštnih sporočil, sestankov in obvestil je presegel naše zmožnosti. Tempo dela pa se samo še stopnjuje. Vse se nam zdi pomembno, zato delovne dneve preživljamo tako, da se poskušamo izvleči iz rdečih številk. Skoraj dva od treh zaposlenih v raziskavi, ki jo je opravil Microsoft WorkLab, pravita, da imata težave s časom in energijo za opravljanje svojega dela. In pri tako preobremenjenih zaposlenih je 3,5-krat večja verjetnost, da bodo imeli težave z inovativnim in strateškim razmišljanjem.
Skoraj dva od treh vodij (60 %) že čutita posledice tega stanja. Vodilne kadre skrbi pomanjkanje inovacij ali prebojnih idej. Število ur v dnevu je omejeno in vsaka minuta, ki jo porabimo za upravljanje digitalnega dolga, je minuta, ki je ne porabimo za ustvarjalno delo, ki vodi k inovacijam. V svetu, kjer je ustvarjalnost nova produktivnost, je digitalni dolg več kot le nevšečnost. Digitalni dolg neposredno škoduje poslovnim uspehom.

68 % zaposlenih pravi, da med delovnim dnem nimajo dovolj časa za neprekinjeno koncentracijo.

Število delovnih ur, dolžina delovnega dne in čas, porabljen za sestanke, se v zadnjih nekaj letih nenehno povečuje - komunicirati je lažje kot kdaj koli prej, slediti pa težje kot kdaj koli prej. Podrobnejši vpogled porabo časa med zaposlenimi pokaže, da nam zmanjkuje časa za koncentracijo in iskanje informacij ter da gre obseg neprestenaga komuniciranja na račun izgubljenih poslovnih priložnosti.
68% odstotkov zaposlenih pravi, da med delovnim dnem nimajo dovolj neprekinjenega časa za osredotočanje na konkretne naloge. 62 % zaposlenih ima težave z izgubo časa za iskanje nujnih informacij. Povprečni zaposleni 57 % svojega časa porabi za komuniciranje na sestankih, v e-pošti in poslovnih klepetalnicah. Le 43 % časa ostane za ustvarjanje dodane vrednosti v dokumentih, preglednicah in predstavitvah. Največji uporabniki e-pošte porabijo 8,8 ure na teden za e-pošto, največji uporabniki sestankov pa 7,5 ure na teden za sestanke. Gre za globalno povprečje, ki vključuje tudi zaposlene, ki so v neposrednem stiku s strankami. Pri zaposlenih v kreativnem sektorju, ki so še bolj odvisni od digitalne komunikacije, je delež tedna, ki ga zasedajo e-pošta in sestanki, še večji. Umetna inteligenca lahko spremeni ravnovesje v korist ljudi, da si povrnejo čas in energijo za pomembno delo, ki spodbuja inovacije.

5 glavnih ovir za produktivnost. 31.000 zaposlenih po vsem svetu je odgovorilo na vprašanje: Anketno vprašanje: Razvrstite dejavnike glede na to, kako moteči so za vašo produktivnost. Rezultat: neučinkoviti sestanki so največja ovira za produktivnost.

Vzemimo kot primer sestanke. Zaposleni poročajo, da so neučinkoviti sestanki glavni dejavnik, ki motijo produktivnost, na tretjem mestu pa je preveč sestankov. Večina ljudi pravi, da je na virtualnem sestanku težko priti do inovativnih idej (58 %) ali nadoknaditi zamujeno (57 %), da so nadaljnji koraki ob koncu sestanka nejasni (55 %) in da je težko povzeti vsebino sestanka (56 %). In vse to ob podatku, da se od februarja 2020 dalje se zaposleni v povprečuju udeležujejo 3-krat več sestankov.
Vsi ti podatki jasno kažejo, da je potrebno izboljšati učinkovitost sestankov. Danes le 1 od 3 zaposlenih meni, da bi jih na večini sestankov pogrešali. Vendar nas strah pred tem, da bomo nekaj zamudili – tako imenovani FOMO – vedno znova prižene na sestanke. Na vprašanje, zakaj so se udeležili sestanka, so zaposleni kot glavno motivacijo navedli: "Prejel bom informacije, ki mi bodo pomagale bolje opravljati moje delo." Ta odgovor so izbrali najpogosteje ob ponujenih možnostih »posredovanje povratnih informacij«, »sprejemanje odločitev« in »napredovanjem v karieri«.
Z umetno inteligenco oziroma z uporabo različnih orodij, ki že obstajajo, vsak sestanek lahko postane digitalni artefakt. Sestanek si seveda lahko v celoti ogledate za nazaj, a privlačnejše so možnosti, da prejmete povzetek sestanka ali celo povzetek samo tistih delov sestanka, ki se nanašajo neposredno na vas. A med množico ponudnikov je dandanes težko izbrati najustreznejši nabor digitalnih orodij. Na srečo pa vam pri tem lahko pomagajo svetovalci za digitalno transformacijo poslovanja, kakršen je na primer podjetje Mai.

Teža delovnega dne. 68 % zaposlenih meni, da imajo med delovnim dnem premalo časa za neprekinjeno koncentracijo, saj večino delovnega časa porabijo za komunikacijo.