​Upravljanje ekipe zahteva nenehno razmišljanje o rasti in razvoju zaposlenih. Medtem ko si nekateri prizadevajo postati vrhunski strokovnjaki, si mnogi želijo postati voditelji. Vendar, kot vsak izkušen menedžer ve, zgolj želja po vodstveni vlogi ni dovolj. Potrebne so določene vodstvene veščine, vključno z močjo in odpornostjo, da postavite svoje člane ekipe na prvo mesto ter z zrelostjo, da prevzamete odgovornost za njihove napake. Raziskave Gallup kažejo, da menedžerji bistveno vplivajo na angažiranost ekipe in zadrževanje zaposlenih, kar pomeni, da niso vsi primerni za vodstvene vloge.

​Najprej je pomembno prepoznati, da niso vsi namenjeni za menedžersko vlogo. Nekateri najmočnejši člani ekipe morda nimajo določenih lastnosti – kot so sposobnost opolnomočenja drugih, potrpežljivost in empatija, postavljanje pravih vprašanj ter uravnoteženje različnih potreb. V teh primerih je pomembno, da te zaposlene usmerite k rasti kot individualni prispevniki, da jim zagotovite smiselne in izpolnjujoče karierne poti.
V primerih, kjer prepoznate resnični menedžerski potencial, je ključnega pomena uskladiti pričakovanja s člani ekipe, da resnično razumejo, kaj vloga vključuje. Jasno jim povejte, da kot menedžer delate za svojo ekipo, pomagate jim doseči cilje – ko uspejo, dobijo priznanje, ko ne uspejo, ste vi odgovorni. Če so po teh pojasnilih še vedno navdušeni nad to potjo, je to dober znak, da bi lahko postali odlični voditelji.

V zadnjem letu je Microsoft intenzivno uvajal umetno inteligenco (AI) v svoje poslovne procese, pri čemer je uporabljal predvsem orodje Copilot. Ta proces je bil poln izzivov, učenja in prilagajanja, a je prinesel izjemne rezultate in dragocene vpoglede. V nadaljevanju povzemamo njihove izkušnje in spoznanja, ki so jih pridobili med tem procesom.

​Ena prvih odločitev, ki jo je moral Microsoft sprejeti, je bila, katere funkcije najprej vključiti v uporabo AI. Izbrali so tiste, ki bi najhitreje prinesle donosnost naložbe (ROI). Prodaja je bila logična izbira, saj prodajalci potrebujejo globoko poznavanje izdelka in sposobnost učinkovitega komuniciranja s strankami. Z uvedbo Copilota so prodajalci prihranili povprečno 90 minut na teden, 83 odstotkov jih je poročalo o večji produktivnosti, 67 odstotkov pa jih je prihranjen čas namenilo za več stikov s strankami.
Naslednji korak je bil uvedba Copilota v podporo strankam, kjer so si prizadevali za štiri glavne cilje: zmanjšanje časa za dosego strokovnosti, poenostavitev dostopa do znanja, zmanjšanje ponavljajočih se administrativnih nalog in zmanjšanje velikega števila dnevnih poizvedb. Rezultati so bili impresivni; ekipe so v povprečju zmanjšale čas obravnave primerov za 12 odstotkov in povečale učinkovitost reševanja primerov za 10 odstotkov.
Kadrovski oddelek je prav tako doživel revolucijo z uporabo AI. Orodje Ask HR, ki ga poganja umetna inteligenca, je pospešilo odzivne čase za kompleksna vprašanja o koristih, plačah in drugih HR temah za 26 odstotkov. To je omogočilo kadrovskim strokovnjakom, da so se bolj posvetili podpori zaposlenim.

​Za zaključek teme o umetni inteligenci na delovnem mestu na podlagi raziskave ekipe Microsoft WorkLabs si poglejmo še tretjo ključno ugotovitev: zaposleni potrebujejo znanja o umetni inteligenci.
Uvajanje umetne inteligence na delovnem mestu zahteva povsem nov način dela za ljudi in nove sposobnosti za umetno inteligenco. Delo z UI, s katero se lahko sporazumevamo z običajnim pogovorom, bo postalo delo našega vsakdana tako, kot sta danes internet in osebni računalnik. Kritično razmišljanje, analitična presoja, kompleksno reševanje problemov in ustvarjalnost ter izvirnost bodo postale ključne kompetence za večino zaposlenih, ne le za tehnične vloge ali strokovnjake za UI. Vodilni delavci med 31.000 anketiranci menijo, da bodo ključne naslednje veščine:

• kdaj uporabiti UI,
• kako pravilno komunicirati z UI,
• kako oceniti kakovost rezultatov UI in
• kako preveriti pristranskost UI.

Ko bo UI preoblikovala vzorce dela, bo sodelovanje med človekom in UI naslednji mejnik v našem pojmovanju dela. Sposobnost iterativnega dela z UI bo ključna kompetenca vsakega zaposlenega.
A trenutno pridobivanje novih kompetenc ne sledi delovnemu tempu. Že dandanes 60 % zaposlenih pravi, da niso dovolj usposobljeni za delo, ki ga upravljajo. UI bo odprla nove poti za učenje, uspeh pa je odvisen od tega, ali bodo vodilni delavci zaposlene opremili z znanji potrebnimi za prihodnost, ki jo bo poganjala UI.

Umetna inteligenca je pripravljena razbremeniti delo in ima velik potencial, da zaposlene osvobodi digitalnega dolga in spodbudi inovacije. Ta obljuba za preobremenjene zaposlene in vodje, ki želijo povečati produktivnost, ne more priti dovolj hitro. Vendar umetna inteligenca ne bo preprosto "popravila" dela - ustvarila bo povsem nov način dela. Vodje bodo morali zaposlenim pomagati, da se naučijo odgovorno delati skupaj z umetno inteligenco, da bodo lahko izkoristili prednosti zavezništva med umetno inteligenco in ljudmi: večje ustvarjanje vrednosti za podjetja ter svetlejšo in bolj izpolnjujočo prihodnost dela za vse.

​Nadaljujemo s temo umetne inteligence in digitalnega dolga na podlagi nedavne raziskave ekipe Microsoft WorkLabs. Podrobneje si poglejmo drugo ugotovitev: poraja se zavezništvo med umetno inteligenco in zaposlenimi.
Ob skrbi, da bo umetna inteligenca nadomestila delovna mesta, so podatki razkrili nepričakovano spoznanje: zaposleni si bolj želijo, da bi jih umetna inteligenca razbremenila nekreativnih opravil, kot pa se bojijo izgube delovnih mest zaradi umetne inteligence. Medtem ko 49 % zaposlenih pravi, da jih skrbi, da bo UI nadomestila njihova delovna mesta, bi jih še več - 70 % - čim več dela preneslo na UI, da bi zmanjšali svoje delovne obremenitve.
"Fascinantno je, da so ljudje bolj navdušeni nad tem, da jih bo UI rešila pred izgorelostjo, kot pa jih skrbi, da bo ukinila njihova delovna mesta," je dejal avtor raziskave in profesor psihologije Adam Grant. In izkazalo se je, da ljudje iščejo pomoč umetne inteligence na skoraj vseh področjih svojega dela. Ne samo, da so trije od štirih zaposlenih povedali, da bi umetno inteligenco brez težav uporabljali za administrativna opravila (76 %), ampak je večina ljudi tudi povedala, da bi jo brez težav uporabljali za analitično (79 %) in celo ustvarjalno delo (73 %). Ljudje si želijo, da bi jim UI pomagala tudi pri iskanju pravih informacij in odgovorov, ki jih potrebujejo (86 %), povzemanju sestankov (80 %) ter načrtovanju dneva (77 %).

​Umetna inteligenca na delovnih mestih je pred vrati. In prihajav zadnjem hipu. Poglejmo si izsledke nedavne raziskave ekipe Microsoft WorkLabs, o kateri teče beseda v prejšnjem blogu. Zaposleni se namreč utapljamo v digitalnem dolgu, kar ima tri velike posledice. Prva je zmanjšanje inovacij.
Vsi mi skupaj z našimi zaposlenimi nosimo breme digitalnega dolga: priliv podatkov, e-poštnih sporočil, sestankov in obvestil je presegel naše zmožnosti. Tempo dela pa se samo še stopnjuje. Vse se nam zdi pomembno, zato delovne dneve preživljamo tako, da se poskušamo izvleči iz rdečih številk. Skoraj dva od treh zaposlenih v raziskavi, ki jo je opravil Microsoft WorkLab, pravita, da imata težave s časom in energijo za opravljanje svojega dela. In pri tako preobremenjenih zaposlenih je 3,5-krat večja verjetnost, da bodo imeli težave z inovativnim in strateškim razmišljanjem.
Skoraj dva od treh vodij (60 %) že čutita posledice tega stanja. Vodilne kadre skrbi pomanjkanje inovacij ali prebojnih idej. Število ur v dnevu je omejeno in vsaka minuta, ki jo porabimo za upravljanje digitalnega dolga, je minuta, ki je ne porabimo za ustvarjalno delo, ki vodi k inovacijam. V svetu, kjer je ustvarjalnost nova produktivnost, je digitalni dolg več kot le nevšečnost. Digitalni dolg neposredno škoduje poslovnim uspehom.

​Število delovnih ur, dolžina delovnega dne in čas, porabljen za sestanke, se v zadnjih nekaj letih nenehno povečuje - komunicirati je lažje kot kdaj koli prej, slediti pa težje kot kdaj koli prej. Podrobnejši vpogled porabo časa med zaposlenimi pokaže, da nam zmanjkuje časa za koncentracijo in iskanje informacij ter da gre obseg neprestenaga komuniciranja na račun izgubljenih poslovnih priložnosti.
68% odstotkov zaposlenih pravi, da med delovnim dnem nimajo dovolj neprekinjenega časa za osredotočanje na konkretne naloge. 62 % zaposlenih ima težave z izgubo časa za iskanje nujnih informacij. Povprečni zaposleni 57 % svojega časa porabi za komuniciranje na sestankih, v e-pošti in poslovnih klepetalnicah. Le 43 % časa ostane za ustvarjanje dodane vrednosti v dokumentih, preglednicah in predstavitvah. Največji uporabniki e-pošte porabijo 8,8 ure na teden za e-pošto, največji uporabniki sestankov pa 7,5 ure na teden za sestanke. Gre za globalno povprečje, ki vključuje tudi zaposlene, ki so v neposrednem stiku s strankami. Pri zaposlenih v kreativnem sektorju, ki so še bolj odvisni od digitalne komunikacije, je delež tedna, ki ga zasedajo e-pošta in sestanki, še večji. Umetna inteligenca lahko spremeni ravnovesje v korist ljudi, da si povrnejo čas in energijo za pomembno delo, ki spodbuja inovacije.

Vzemimo kot primer sestanke. Zaposleni poročajo, da so neučinkoviti sestanki glavni dejavnik, ki motijo produktivnost, na tretjem mestu pa je preveč sestankov. Večina ljudi pravi, da je na virtualnem sestanku težko priti do inovativnih idej (58 %) ali nadoknaditi zamujeno (57 %), da so nadaljnji koraki ob koncu sestanka nejasni (55 %) in da je težko povzeti vsebino sestanka (56 %). In vse to ob podatku, da se od februarja 2020 dalje se zaposleni v povprečuju udeležujejo 3-krat več sestankov.
Vsi ti podatki jasno kažejo, da je potrebno izboljšati učinkovitost sestankov. Danes le 1 od 3 zaposlenih meni, da bi jih na večini sestankov pogrešali. Vendar nas strah pred tem, da bomo nekaj zamudili – tako imenovani FOMO – vedno znova prižene na sestanke. Na vprašanje, zakaj so se udeležili sestanka, so zaposleni kot glavno motivacijo navedli: "Prejel bom informacije, ki mi bodo pomagale bolje opravljati moje delo." Ta odgovor so izbrali najpogosteje ob ponujenih možnostih »posredovanje povratnih informacij«, »sprejemanje odločitev« in »napredovanjem v karieri«.
Z umetno inteligenco oziroma z uporabo različnih orodij, ki že obstajajo, vsak sestanek lahko postane digitalni artefakt. Sestanek si seveda lahko v celoti ogledate za nazaj, a privlačnejše so možnosti, da prejmete povzetek sestanka ali celo povzetek samo tistih delov sestanka, ki se nanašajo neposredno na vas. A med množico ponudnikov je dandanes težko izbrati najustreznejši nabor digitalnih orodij. Na srečo pa vam pri tem lahko pomagajo svetovalci za digitalno transformacijo poslovanja, kakršen je na primer podjetje Mai.