Digitalni dolg zavira inovativnost

​Umetna inteligenca na delovnih mestih je pred vrati. In prihajav zadnjem hipu. Poglejmo si izsledke nedavne raziskave ekipe Microsoft WorkLabs, o kateri teče beseda v prejšnjem blogu. Zaposleni se namreč utapljamo v digitalnem dolgu, kar ima tri velike posledice. Prva je zmanjšanje inovacij.
Vsi mi skupaj z našimi zaposlenimi nosimo breme digitalnega dolga: priliv podatkov, e-poštnih sporočil, sestankov in obvestil je presegel naše zmožnosti. Tempo dela pa se samo še stopnjuje. Vse se nam zdi pomembno, zato delovne dneve preživljamo tako, da se poskušamo izvleči iz rdečih številk. Skoraj dva od treh zaposlenih v raziskavi, ki jo je opravil Microsoft WorkLab, pravita, da imata težave s časom in energijo za opravljanje svojega dela. In pri tako preobremenjenih zaposlenih je 3,5-krat večja verjetnost, da bodo imeli težave z inovativnim in strateškim razmišljanjem.
Skoraj dva od treh vodij (60 %) že čutita posledice tega stanja. Vodilne kadre skrbi pomanjkanje inovacij ali prebojnih idej. Število ur v dnevu je omejeno in vsaka minuta, ki jo porabimo za upravljanje digitalnega dolga, je minuta, ki je ne porabimo za ustvarjalno delo, ki vodi k inovacijam. V svetu, kjer je ustvarjalnost nova produktivnost, je digitalni dolg več kot le nevšečnost. Digitalni dolg neposredno škoduje poslovnim uspehom.

68 % zaposlenih pravi, da med delovnim dnem nimajo dovolj časa za neprekinjeno koncentracijo.

​Število delovnih ur, dolžina delovnega dne in čas, porabljen za sestanke, se v zadnjih nekaj letih nenehno povečuje - komunicirati je lažje kot kdaj koli prej, slediti pa težje kot kdaj koli prej. Podrobnejši vpogled porabo časa med zaposlenimi pokaže, da nam zmanjkuje časa za koncentracijo in iskanje informacij ter da gre obseg neprestenaga komuniciranja na račun izgubljenih poslovnih priložnosti.
68% odstotkov zaposlenih pravi, da med delovnim dnem nimajo dovolj neprekinjenega časa za osredotočanje na konkretne naloge. 62 % zaposlenih ima težave z izgubo časa za iskanje nujnih informacij. Povprečni zaposleni 57 % svojega časa porabi za komuniciranje na sestankih, v e-pošti in poslovnih klepetalnicah. Le 43 % časa ostane za ustvarjanje dodane vrednosti v dokumentih, preglednicah in predstavitvah. Največji uporabniki e-pošte porabijo 8,8 ure na teden za e-pošto, največji uporabniki sestankov pa 7,5 ure na teden za sestanke. Gre za globalno povprečje, ki vključuje tudi zaposlene, ki so v neposrednem stiku s strankami. Pri zaposlenih v kreativnem sektorju, ki so še bolj odvisni od digitalne komunikacije, je delež tedna, ki ga zasedajo e-pošta in sestanki, še večji. Umetna inteligenca lahko spremeni ravnovesje v korist ljudi, da si povrnejo čas in energijo za pomembno delo, ki spodbuja inovacije.

5 glavnih ovir za produktivnost. 31.000 zaposlenih po vsem svetu je odgovorilo na vprašanje: Anketno vprašanje: Razvrstite dejavnike glede na to, kako moteči so za vašo produktivnost. Rezultat: neučinkoviti sestanki so največja ovira za produktivnost.

Vzemimo kot primer sestanke. Zaposleni poročajo, da so neučinkoviti sestanki glavni dejavnik, ki motijo produktivnost, na tretjem mestu pa je preveč sestankov. Večina ljudi pravi, da je na virtualnem sestanku težko priti do inovativnih idej (58 %) ali nadoknaditi zamujeno (57 %), da so nadaljnji koraki ob koncu sestanka nejasni (55 %) in da je težko povzeti vsebino sestanka (56 %). In vse to ob podatku, da se od februarja 2020 dalje se zaposleni v povprečuju udeležujejo 3-krat več sestankov.
Vsi ti podatki jasno kažejo, da je potrebno izboljšati učinkovitost sestankov. Danes le 1 od 3 zaposlenih meni, da bi jih na večini sestankov pogrešali. Vendar nas strah pred tem, da bomo nekaj zamudili – tako imenovani FOMO – vedno znova prižene na sestanke. Na vprašanje, zakaj so se udeležili sestanka, so zaposleni kot glavno motivacijo navedli: "Prejel bom informacije, ki mi bodo pomagale bolje opravljati moje delo." Ta odgovor so izbrali najpogosteje ob ponujenih možnostih »posredovanje povratnih informacij«, »sprejemanje odločitev« in »napredovanjem v karieri«.
Z umetno inteligenco oziroma z uporabo različnih orodij, ki že obstajajo, vsak sestanek lahko postane digitalni artefakt. Sestanek si seveda lahko v celoti ogledate za nazaj, a privlačnejše so možnosti, da prejmete povzetek sestanka ali celo povzetek samo tistih delov sestanka, ki se nanašajo neposredno na vas. A med množico ponudnikov je dandanes težko izbrati najustreznejši nabor digitalnih orodij. Na srečo pa vam pri tem lahko pomagajo svetovalci za digitalno transformacijo poslovanja, kakršen je na primer podjetje Mai. 

Teža delovnega dne. 68 % zaposlenih meni, da imajo med delovnim dnem premalo časa za neprekinjeno koncentracijo, saj večino delovnega časa porabijo za komunikacijo.

Povzeto po "Will AI Fix Work?", Microsoft WorkLab, Maj 2023